［不定期レポート］個人事業とアクセシビリティー
第2回: 書類の整理

全盲の筆者が、PCなどを活用して個人事業主として活動していく上で経験したこと、そのために必要ないろいろな工夫などを紹介しているレポートの第2回です。 (第1回は、メールマガジン第14号でお届けしました。)

今回は、領収書などの書類の整理について紹介します。

書類整理の基本

ご存じの方も多いと思いますが、個人事業主の帳簿や関連する書類は一定期間保存しておく義務があります。帳簿類や領収書などは7年、見積書や納品書などは5年ということになっているようです。いずれも、確定申告をした後、税務署が「おや、これは何か怪しい」と思った時に税務調査をされた時に提示できなければならず、よって本来は紙で保存しておく必要があるもののようです。

これらを年ごとに整理して、帳簿の記載内容が正しいことを証明できるようにしておく必要があります。

何が問題なのか

筆者がこのような書類を整理して保存する上で何が問題になるのかというと、これらの書類は当然点字で書かれているわけでもありませんから、その書類を筆者自身が確認することができないということです。

気を付けていないとポッドキャストの録音機材を買った時の領収書と、筆者の個人的な買い物の領収書を取り違えてしまうというようなことが起こる可能性が少なからずあります。また、帳簿の内容を確認する時に特定の支出について調べようと思っても、その根拠となる領収書を見つけ出すこともほぼ不可能ですし、仮に見つけ出せてもその記載内容を自分で確認することはできません。

これでは何のために証票を保存しているのか分からなくなってしまいます。税務調査が入った時に、「はい、これが帳簿と、関連する証票です。」と言ってどさっと紙の束を渡したのでは、調査官にも良く思われないでしょうし、不必要に調査が難航し、本当はちゃんと会計処理をしているのに、そうは判断されない、などということだって起こりかねません。

ですから、その紙が何の書類で、何が書かれているのか、ということを筆者自身が容易に確認できるようにしておく必要があるわけです。

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